Duurzame inzetbaarheid hoeft niet ingewikkeld te zijn: een advies dat werkt

Dit artikel schrijf ik om organisaties gerust te stellen die bang zijn dat een goed duurzaam inzetbaarheidsbeleid ingewikkeld is, veel tijd kost en duur is. Want dat hoeft zeker niet! Sterker nog: ik geloof in de kracht van de eenvoud en niet in ingewikkelde, wollige of theoretische plannen. Zonder de naam van de organisatie te noemen neem ik jullie graag mee in het advies dat ik gaf aan een organisatie waar duurzame inzetbaarheid belangrijk is.

De noodzaak
Er zijn meerdere redenen voor deze organisatie -laten we het bedrijf X noemen- om duurzame inzetbaarheid een impuls te geven. De belangrijkste drie:

  1. Vergrijzing: de gemiddelde leeftijd loopt op door verhoging pensioenleeftijd en omdat er minder nieuwe instroom nodig is.
  2. Productiviteit: er moet meer werk gedaan worden met minder mensen. Werkdruk neemt toe en prestaties staan onder druk.
  3. Mismatch: de organisatie automatiseert in rap tempo en daardoor veranderen of verdwijnen er banen.

Wat is al gedaan?
In de basis is het bedrijf altijd al actief geweest met gezondheidspreventie en dit is steeds verder uitgebreid. Enkele jaren geleden kwam er communicatie over het belang van duurzame inzetbaarheid, kwam er gratis fruit en aandacht voor vitaliteit en op intranet groeit het aanbod tools, interventies, hulpverleners, testen, trainingen etc.. Belangrijke stap was ook de start van de werkgroep. Zij organiseren een inzetbaarheidsmarkt tweemaal per jaar, communiceren aansprekende voorbeelden, geven voorlichting en wijzen leidinggevenden en collega’s op de beschikbare mogelijkheden. Daarnaast zat HR ook niet stil: zij introduceerden binnen de gesprekscyclus de mogelijkheid om laagdrempelig over inzetbaarheid in gesprek te gaan.

Mooi toch?
Klopt, alleen werkt het in de praktijk onvoldoende. Tussen al die losse initiatieven ontbreekt samenhang, er wordt nauwelijks (of te laat) gebruik gemaakt van de beschikbare middelen, managers haken niet aan en er is geen zichtbare verbetering. Uiteindelijk raakt de werkgroep gedemotiveerd en valt uit elkaar. Dan is de vraag:

Hoe zorg je dat Duurzame Inzetbaarheid echt bereikt wordt?
->Dat lukt door een integrale benadering waar zowel de organisatie als de mensen zelf profijt hebben.      

Het advies in het kort
Bedrijf X zet (traditioneel) veel in op preventie. Tegenwoordig zie je meer en meer een verschuiving van preventie naar amplitie. Bij amplitie gaat het meer om het versterken van alle medewerkers in plaats medewerkers met een potentieel risico. In termen van HR-beleid betreft het een verschuiving van de categorieën behoud en ontzie naar meer benut en ontwikkel. Daarmee verplaats je het accent van problemen oplossen of voorkomen naar organisatieontwikkeling en voorkom je daardoor alsnog veel problemen (minder preventie nodig). En heeft het ook duurzaam effect op de grote groep waar het nu gewoon lekker loopt en er geen ‘sense of urgency’ is.

Bij het versterken van alle medewerkers verbeter je ook de gehele productiviteit/prestaties. Door duurzame inzetbaarheid meetbaar te maken met bijvoorbeeld werkvermogen of bevlogenheid als basis, is het mogelijk om een koppeling te maken met de productiviteit in euro’s om zo de urgentie voor beweging te creëren bij management.

Hoe realiseren?
Hoe minder ‘randzaken’ voor zowel medewerkers als leidinggevenden hoe beter. Bij Bedrijf X hebben we dan ook alle bestaande instrumenten onder de loep genomen evenals  de leveranciers. Er waren drie instrumenten die overlapten (een (gezondheid)test, een gesprekschecklist en een standaard tevredenheidsonderzoek) en door verdeeldheid van aandacht over deze drie werden ze alle drie niet goed meer doorontwikkeld, wist niemand meer precies waar ze voor dienden en werden ze dus niet goed (meer) gebruikt. Het idee was dan ook juist: maak van de drie instrumenten één goed instrument. Kies de leverancier die het beste past bij de nieuwe wensen en ontwikkel het instrument door, communiceer intern, train, stuur en houd focus op juist gebruik.

Wat doet het nieuwe instrument?
Dit nieuwe instrument, een soort scan, richt zich op alle onderdelen van duurzame inzetbaarheid. Immers bij iedereen zit de uitdaging elders. Er zijn verschillende modellen, maar in het algemeen gaat om de subthema’s gezondheid, loopbaan, taakinhoud en organisatiecultuur. Bedrijf X had al eerder drie centrale thema’s gedefinieerd die centraal staan. De nieuwe scan (kunnen er ook meerdere zijn, maar wel in één online omgeving en persoonlijk portal) verzamelt en analyseert informatie over deze thema’s en maakt duurzame inzetbaarheid meetbaar op groepsniveau waardoor het niet meer zo vrijblijvend is voor het management.

Het nieuwe instrument krijgt op drie niveaus effect:

  1. Individueel: Het invullen van een scan op zich is al een interventie en doordat iedere medewerker een persoonlijke online pagina krijgt (volledig afgeschermd i.v.m. privacy gevoeligheid), waar resultaten van scans en bestaande aanbod (tools, hulp, trainingen etc. )samenkomen. Zorgt het voor gerichte actie en meer zelfregie.
  2. Management: Management krijgt heldere, beknopte en anonieme groepsrapportages op basis waarvan zij hun afdeling kunnen verbeteren. Eén focuspunt (= de hefboom) per periode.
  3. HR/beleid: de informatie zorgt voor meer focus op basis waarvan HR/beleidsmakers de organisatie verder ontwikkelen. Ook hier geldt: data zorgt voor focus en hefboomeffect.

Succesfactor: meetbaar maken van duurzame inzetbaarheid
Duurzame inzetbaarheid kun je meten. Werkvermogen als basis is daarvoor heel geschikt en ook bevlogenheid is een goede voorspeller van inzetbaarheid. Van belang is niet alleen het werkvermogen en/of bevlogenheid te meten, want dan steek je alleen de thermometer in je organisatie. Je wilt ook weten hoe je vervolgens het werkvermogen en/of bevlogenheid positief kunt beïnvloeden. Daarom zoek je in de analyse ook naar stuurfactoren (denk aan zelfstandigheid, afwisseling, werkdruk, leefstijl, werk/privé-balans) die correleren met werkvermogen en op die stuurfactoren kun je dan inzetten. Of worden zoals hierboven staat het focuspunt, de hefboom.

Over werkvermogen
Werkvermogen is een internationaal gebruikte meeteenheid die veel zegt over duurzame inzetbaarheid en zich richt op de totale populatie en niet alleen op risicogroepen. Werkvermogen is de huidige psychische en fysieke staat in relatie met werk en is  een voorspeller van productiviteit en ziekteverzuim. Van werkvermogen is bekend dat dit afneemt naarmate de gemiddelde leeftijd toeneemt, maar dat je wanneer je weet welke stuurfactoren het werkvermogen beïnvloeden (correlaties en die zijn overal anders) je dit positief kunt ombuigen. In totaliteit de organisatie versterken dus met werkvermogen en tevens D.I. meetbaar maken zodat je kunt werken met doelstellingen, middels rekenmodellen naar vertaling naar in ROI in euro’s om management mee te krijgen!

Praktisch
Bedrijf X kiest ervoor om een gespecialiseerde projectmanager aan te trekken om de nieuwe stap te realiseren. Wel zo prettig voor HR en omdat het niet om veel uren gaat financieel prima investering, zeker omdat er verder juist gebruik wordt gemaakt van wat er al is. De eerste stap is om de stakeholders mee te krijgen in deze beweging en de visie verder aan te scherpen op het gebied van duurzame inzetbaarheid.

Effect
Het effect van deze beschreven D.I. -aanpak komt voort uit drie ‘vliegwielen’, deze zijn:

  1. Synergie tussen nu drie losstaande instrumenten door deze slim te verbinden in één online portaal van één van de leveranciers. Voordeel is ook dat we voor deze drie één goede communicatiecampagne kunnen opzetten om het gebruik op gang te krijgen, nu is dat versnipperd en dus ook de aandacht versnipperd.
  2. Resultaatgerichte en praktische stuurinformatie op drie niveaus: Individueel, team/afdeling en op beleidsniveau. De stuurinformatie is zo praktisch en resultaatgericht omdat er geen ‘platte’ terugkoppeling is van resultaten, maar er wordt gezocht naar factoren die het sterkst correleren met werkvermogen. Dus focus op 1 of 2 factoren (bv zelfstandigheid, leefstijl, werkdruk, afwisseling, stijl leidinggeven, samenwerking etc.) die de manager kan verbeteren en die een hoge positieve impact zal hebben op D.I..
  3. Door D.I. meetbaar te maken gaat de vrijblijvendheid er vanaf. Het voordeel ook van de meeteenheid werkvermogen is dat je dit kunt koppelen aan rekenmodellen en managers inzicht kunt geven in hun verspilling in euro’s en welke verspillingsreductie in euro’s mogelijk is omdat je ook kunt benchmarken. Managers haken sneller aan bij D.I. wanneer het net even wat minder soft is allemaal.

Actie ‘Extra impuls HR jaarplan’
Wil jij met jouw organisatie ook de volgende stap maken in duurzame inzetbaarheid? Veel organisaties starten na de zomer met het maken van een HR jaarplan voor 2018. Ben je nog op zoek naar relevante en vernieuwende input voor je planvorming? Bekijk dan deze actie: http://toekomstwerkers.nl/actie-extra-impuls-hr-jaarplan/ . Keuze uit drie verschillende sessies, daarmee til jij HR en jouw organisatie in 2018 naar een hoger niveau!

Interesse?
Wil je meer weten over duurzame inzetbaarheid? Of heb je interesse in de actie? Neem contact met me op: carolien@toekomstwerkers.nl of 06-22931077. Of lees meer op toekomstwerkers.nl en schrijf je in voor meer kennisupdates!